Más de un lector de éste blog ha asistido a eventos y también más de uno se ha quejado de los mismos. Bien, éste es mi primer artículo y precisamente voy a tocar ese tema basada en mi experiencia como organizadora. Considero que para opinar bien sobre algo hay que tener aunque sea un poco de conocimiento sobre el tema, ése es el propósito de mi artículo. Enlistaré los puntos y acciones de antes, durante y después de un evento.


Antes.

• ¿Qué se va a hacer? Ya sabes, no puedes aventarte al ruedo sin tener un plan sobre qué vas a hacer. Es decir, ¿Qué estelar vas a traer? Además, es importante checar si meterás una dinámica o sólo serán diversos show’s. ¿Qué locales vas a meter?  Y si hay posibilidad de un micro libre.

• El Spot o lugar. El tipo que vaya a dar show es directamente proporcional al spot o lugar donde vas a plantar tu evento. Hay que checar que el lugar (de preferencia) tenga baños, barra, buen espacio, luz, ventilación, la capacidad de personas que tiene, puerta de acceso que puedas dominar, o sea, que  determinado momento puedas cerrar y que sea fácil acceso, que tampoco puedan colarse por alguna otra entrada. Hay spots que manejan un límite de horas, aquí tienes que decidir si adaptas el show a las horas que te maneja el spot o si pagas horas extras.

• Sonido. Casi siempre decides que sonido vas a usar después de determinar el spot. El sonido es tema importante, puedes estar en un evento con exponentes chingones pero si no tienes un buen sonido se van a escuchar mal. Buenos bajos, altavoces, mezcladora, una pc y, PRIMORDIAL: LOS MICROFONOS SUFICIENTES. Neta, no hay nada más molesto que ver que se están pasando el micrófono porque solo hay uno o dos. Al igual que en el spot, los sonidos también manejan un límite de horas.

• Presupuesto. Hay que hacer una cotización a grandes rasgos que incluya los honorarios del estelar (en caso de ser uno solo), los viáticos que comprende hospedaje, comidas y bebidas alcohólicas (en algunos casos) y los transportes, desde avión o bus, a veces avión y bus, taxis, etc. Aparte de esto se añade los gastos en el sonido, tarima y en algunos casos micrófonos extra. No hay que dejar por alto los gastos de publicidad (flyers en físico y el diseño), el spot y la inversión de la bebida.

• Chelas. La mayoría optamos por comprar cierta cantidad de alcohol y venderla. Aquí negocias con la cervecera para que te dé un precio menor y además te permita regresar la merca que no se vendió. Algunos otros prefieren que equis cervecera entre al evento y plante su stand de venta.

• Pesos, pesos, pesos. Ésta es la fase más difícil a mi criterio y es ¿de dónde sacarás todo lo que acabas de cotizar arriba? Todos o la mayoría, nos dirigimos a patrocinadores. Pero es bien cabrón, te armas de una lista de posibles patrocinadores, preparas tu verbo, tu oficio bien redactado para hacer la cosa formal y legal y no siempre (casi nunca) obtienes un SÍ. Y cuando obtienes un si te dicen “simón, pero te apoyo en los flyers”. Todos, TODOS dicen eso. Y pues bueno, aceptas. Pero hay muchos más gastos por cubrir aparte de la publicidad, estamos hablando de unos 20 o 30 mil por lo bajito. Claro, eso si decides hacer algo con un estelar de unos 10mil con viáticos incluidos, todo lo demás se va en el spot, el sonido y si decides invertir en cerveza. La cosa debe ser ágil, ¿sabes? Si no es con uno, debes ir a otro y a otro establecimiento hasta que completes tu presupuesto o la mayoría del gasto, lo que queda puedes ponerlo tú si es que te animas porque siempre está la posibilidad de no recuperarlo (es lo más seguro jajaja).  Si te movilizas bien puedes armar un evento bueno, con descuentos en aerolíneas o buses, hablar con el hotel y que de igual forma te hagan un descuento. Todo depende de tu potencial de convencimiento.

• Todo legal. Nunca hay que olvidarse de este punto. Si decides vender chela es un lío, por los menores de edad. Puedes sacar un permiso de alcoholes en el ayuntamiento (es lo más recomendable) para evitarte la multota de casi 30mil pesos(o más). O bien, hacerlo solo para mayores de edad y dejarte de pedos.

Si después de estos puntos sigues vivo, te felicito. Ya teniendo el efectivo en mano puedes hacer contrato con el sonido y con el spot, darle el adelanto (o todo) a tu estelar, comprar los boletos de avión (porque luego suben) o de bus, hacer la reservación (o limpiar tu casa en caso de que se queden ahí), mandar a hacer el diseño del cartel, fijar el cover y uno que otro detallito que haga falta.

• Publicidad: Un buen diseño de un cartel siempre te dará mejores resultados, obvio. Si le das al diseño, que bien. Ármate algo chido, si no mejor mándalo a hacer. Haz pequeños comerciales y rólalos por la red, utiliza el Facebook, Twitter, YouTube y todo lo que puedas. Pega carteles en las calles, paradas de camiones, etc. PERO, tampoco hagas spam, neta.

Durante.

Bien, se llegó el día. Hay que ir por el estelar (algunos llegan un día antes o dos), instalarlo en el hotel o en tu Hood, si no ha comido debes llevarlo a comer, cotorrea, disfruta ese trip, platícale de tu ciudad, del público. La mayoría eso preguntan: Y, ¿el público que pedo? Relájate, porque sigue una chinga.Hay que llegar desde tempra al spot, checar la luz, el sonido se instala, llega la chela. ¿Quién va a estar en la puerta?, ¿Quién en la barra?, ¿Tendrás seguridad? Cuando eres tú solo hay que contratar o a tus compas los grandotes que te hagan paro de estar de seguridad, en la puerta y en la barra, no seas gandalla y págales algo. Después de instalado el sonido hay que hacer las pruebas, que suene chido hasta atrás, que los altavoces funcionen, todos los micros, etc. Luego, vas a casa y te bañas rápido, medio comes y te retachas porque ya casi es hora del guateque. De seguro en este punto apenas harás el programa de tus locales, ¿Quiénes abren? Y todo ese pedo. Lo armas y te vas. Comienza el show, hay que checar los tiempos porque acuérdate que tienes un límite. Miras el flujo del público y te estresas porque hay pocos y ya es tarde para comenzar. Abres el micro y así, ni pedo que comience. Hay que estar pendientes de los exponentes, que no se te ahoguen, rólales una botella de agua o algo así, mínimo. Aparte, súmale que siempre hay quienes se quieren pelear, pero no te preocupes. Para eso tienes a tus compas grandotes que muy cómodamente los separan y/o los sacan. A veces te van a salir inconvenientes como que lo que desayunó tu estelar le cayó mal y no sale del pinche baño, ya se puso pedo y casi tumba el sonido, pierde sus pistas y las está bajando de dropbox, etc.Si comienzas tarde debes reducir el tiempo de show de algunos para optimizar las cosas. No hay nada más desagradable que al estelar le corten su show cuando apenas va iniciando, me ha tocado verlo dos veces y es trip culero. Te baja el prestigio (si tenías) al golpe.Ya en este punto la banda está enfiestada, los exponentes fluyen y es casi el turno del estelar. Si todo te sale chidito deberás tener buenos resultados, el público andará disfrutando el show y pasándola suave. Ya te puedes sentar un poquillo. Hay que estar alerta por cualquier cosa que pueda surgir y poner una solución rápida. Después de todo el show, llevas al estelar a cenar y a descansar y bueno ya te toca a ti también. A veces tendrás que quedarte a hacer cuentas con la cerveza, pagarle horas extras al sonido en caso de ser necesario y al spot también.


El recuento de los daños (después).

Ya, tranqui. Ya es otro día, aquí es cuando miras si recuperaste lo invertido, si hace falta pagarle al estelar, si quebraron algo y de igual forma te toca pagar, dales algo a tus compas los grandotes, etc. En lo personal, pocas veces queda algo para el equipo. Pero si realmente te late todo esto, créeme que valdrá la pena subirte a la tarima y ver a toda esa gente peda y satisfecha de algo que tú te aventaste a hacer, que batallaste para lograr y más de uno te va a ver y dirá: Gracias. Y que va, te la pasas chido aun después de toda la presión que organizar un evento implica.